我們將在本文討論錄取頂尖大學的最佳文件格式，包括如何組織入學文件要領：頁邊距、字體、段落、間距、標題、組織等。
我們會著重於文件結構的常見問題以寫出最佳留學申請文件。最後，我們會探討申請文件格式的訣竅和範例。
目錄
- 國外大學申請文件一般格式規則
- 國外大學申請文件格式說明
- 國外大學申請文件組織架構
- 國外大學申請文件格式範例
國外大學申請文件一般格式規則
在討論入學文件的格式之前，我們必須先了解一般國外大學申請文件格式的規則。
注意字數限制
長久以來，大學申請文件最重要的規則是不要超過規定的字數。美國通用申請(Common Application)文件的字數限制通常為500-650字。
申請學生不僅可能無法檢查字數（通用申請的文件以欄位輸入作答），而且通常招生人員會使用檢查字數的軟體輕鬆淘汰違反該規定的申請文件。因此，遵循該規定是成功錄取的關鍵指標。
再次將焦點放在寫作題目同時刪除多餘的副詞、填充詞、介系詞片語等有助於提升你的文章品質。
另一方面，建議用上所有可用的詞彙。留學文件申請領域競爭相當激烈，沒有達到規定的字數會讓你輸在起跑點，你可以在結尾附上一個例子或軼事，以達到字數規定。
請勿洋洋灑灑寫一大段：正確分段
殘酷的事實是：國外大學招生委員只審核申請文件的重點，若不符合規定，他們即會停止審閱。重點是你也不知道你其餘的資格條件(成績單、學術記錄、獎項等)是否具有足夠的競爭力能讓你脫穎而出。
申請文件(以及任何類型的文件)的一個非常簡單的寫作規則，即是換行與分段，讓你的文章更吸引人。
由於換行並不會列入字數，因此在組織文章結構、想法、主題時，是一種非常簡單的方法。請注意，若有幸的話，大學招生委員會花30秒到1分鐘的時間審閱你的文章，你必須把握機會盡力給他們機會理解你的內容。
請勿使用標題
除非特別要求，否則不要在個人陳述或文件中使用標題，這會浪費你的字數並且顯得多餘，因為寫作題目本身即是標題。
避免不正式、口語、網路用語
THIS IS A REALLY IMPORTANT POINT! #collegeapplication #collegeessay.
在任何情況下都不要使用表情符號、全部大寫、符號、主題標籤和俚語等。儘管科技、簡訊、社群媒體正在持續改變我們使用現代語言的方式(這也是大學申請文件的好主題！)，但使用這些不正式的用語會顯得不成熟且不恰當。
國外大學申請文件格式說明
國外大學申請文件撰寫有許多技巧，上傳大學申請文件的方式取決於你是否須將文張內容剪下並貼到線上申請表的輸入欄位中，或是以附加檔案的方式上傳。
以正確的文件格式上傳檔案
如果不確定該怎麼做，請查看申請學校的說明。目前，通用申請皆要求透過線上申請系統將文章內容複製並張貼到輸入欄位中。
提交申請文件或個人陳述時，主要以下列三種格式為主：
若是以線上輸入欄位提交申請文件
以通用申請的程序為例，由於有專用的輸入欄位，因此無需附加檔案。若你仍然想用文字處理器或Google文件撰寫文章，只須確認在文章複製並張貼到輸入欄位後，換行符號(段落)、縮排、格式等皆已保留。
- 將文章複製張貼到輸入欄位中時，粗體、底線、斜體等格式經常會失效。
- 再次檢查文章是否低於字數限制，因輸入欄位中的字數可能會有些許差異。
- 確保段落和間距保持不變；輸入欄位通常取消縮排和兩倍行高的設定。
- 盡量確保字體為標準化字體，因輸入欄位通常只允許使用一種字體。
若是以文件形式提交申請文件
在附加文件時，你不只須要再次檢查申請文件的格式規定，並確保文章結構合乎邏輯，同時還有能吸引讀者閱讀。
微軟Word (.DOC) 格式
若你以文件上傳繳交申請文件，那麼文件格式可能會是.doc或.docx，這缺點是Word文件是可編輯的，不同Word版本(2010、2016、Office365等)之間有時會相互衝突，但好處是幾乎任何文件程式都打得開Word檔。
PDF格式
若你須要保持文章的視覺要素，這種格式是項安全的選擇。將文章保存為PDF檔可以防止Word檔所帶來的任何格式問題，因為舊版本有時與新格式不相容。
儘管PDF檔的閱覽程式相當普遍，但許多年長的讀者和網路用戶(可能會是你的招生考官)可能還沒有PDF檔的閱覽程式。
- 邊距為1吋。這是Word檔的預設，但是使用Hangul等文書處理器的亞洲學生需要再次檢查此設定。
- 標準的襯線字體。這包括Times New Roman、Courier、Garamond等。襯線字體會讓文章更顯專業。
- 字型大小為12。
- 1.5倍或兩倍行高。你的申請文件必須清晰易讀。若文章剛好一頁則不一定需要兩倍行高。
- 插入頁首。輸入名字、姓氏、大學、其他必要資訊等。
- 清楚分段。預設情形下，只須按兩次「ENTER」。
國外大學申請文件組織架構
大學招生規則通常允許你選擇偏好的寫作格式與風格，然而「引言-正文-結論」的一般格式是最常見的結構，這是一種通用格式，並可依據你的特定寫作風格予以調整。
國外大學申請文件引言
通常第一段應介紹你自己或欲將討論的主題，若想吸引招生委員的注意，你必須有個令人耳目一新的開場白。
建議撰寫時可多使用修辭手法、事實陳述、對話等方式，由於許多申請文件都特別關注過去的學習經歷，因此存在創作的空間。
國外大學申請文件正文
清楚地回答申論題目是正文中最重要的部分，持續檢視題目並確保正文中的所有要素都呼應該題目。
由於個人陳述旨在展示你的個人與學生身份，因此正文也是談論自身經歷和身份的時刻。
確保你涵蓋以下的生活經歷以及該經歷與申論題目的關係。請務必再次檢查它們是否呼應申論題目。大學申請文件並非自傳：
- 個人挑戰
- 你怎麼克服的？
- 過去的挑戰如何影響你？抑或是對你的展望或世界觀的影響程度多大？
- 當你面臨失敗時，你對自身有什麼新的了解？
- 個人成就和成功
- 一路上有哪些人幫助過你？
- 你從成功的本質中學到了什麼？
- 經驗教訓
- 總而言之，你的經歷是否影響了大學或專業上的選擇？
- 信念
- 此處可能涉及政治、哲學、宗教等，但在討論敏感的個人或政治主題時，必須謹慎。
- 自身目標
- 學業目標
- 個人目標
- 職業目標
- 讀大學會如何幫你實現這些目標？
大學申請文件結論
結論是直接對招生委員所作的行動呼籲。你必須提出你非常適合這所大學的原因，這也代表你應該參考指引或啟發你的特定課程、專業、教授等。
在文章中「為什麼選擇這所學校」的部分，你還可以解釋為什麼這所大學非常有助於達成你的目標。直截了當、實話實說，但要大膽地表達你對這所學校的興趣。
國外大學申請文件組織架構 – 資訊圖表
國外大學申請文件格式範例
以下是一些優秀的國外大學申請文件格式範例，以及文件編輯的要領。
注：為 Wordvice留學文件英文修改實際修改的文章。為保護隱私而刪除個人訊息，同時請注意這並非申請文件模板。
國外大學申請文件範例1
這篇文章要求學生寫下一般生活經驗對個人成長的巨大影響為何：
Common App Prompt: Thoughtful Rides
The Florida turnpike is a very redundant and plain expressway; we do not have the scenic luxury of mountains, forests, or even deserts stretching endlessly into the distance. Instead, we are blessed with repetitive fields of grazing cows and countless billboards advertising local businesses. I have been subjected to these monotonous views three times a week, driving two hours every other day to Sunrise and back to my house in Miami, Florida—all to practice for my competitive soccer team in hopes of receiving a scholarship to play soccer at the next level.
佛羅里達收費公路是一條非常多餘且無聊的高速公路，既沒有山巒、森林，也沒有綿延的沙漠美景。反之，我們有幸擁有許多一再重複的放牧牛場和無數當地企業的廣告招牌。這些單調的景色，我一周必須經歷三次，每兩天我就要開車兩個小時到森賴斯(Sunrise)，然後再回到我在佛州邁阿密的家—這一切都是為了我競爭激烈的足球隊練習。我希望可以獲得獎學金，在下一階段繼續踢球。
引言傳達了清晰的情感記憶，並提到一項關鍵的課外活動。
When I first began these mini road trips, I would jam out to my country playlist and sing along with my favorite artists, and the trek would seem relatively short. However, after listening to “Beautiful Crazy” by Luke Combs for the 48th time in a week, the song became as repetitive as the landscape I was driving through. Changing genres did not help much either; everything I played seemed to morph into the same brain-numbing sound.
當我第一次開始這迷你公路旅行時，我會隨著鄉村歌謠起舞，並與我最喜歡的歌手一起唱歌，這樣一來，路途似乎沒這麼遠。然而，在一周內聽了 盧克·庫姆斯(Luke Combs) 的「瘋狂的美麗(Beautiful Crazy)」48次後，這首歌變得像我開車經過的風景一樣乏味。改變曲風也沒有多大的幫助，我所播放的音樂所似乎都變成了同樣令人麻木的聲響。
Eventually, I decided to do what many peers in my generation fail to do: turn off the distractions, enjoy the silence, and immerse myself in my own thoughts. In the end, this seemingly simple decision led to a lot of personal growth and tranquility in my life.
最後，我決定做出我這一代很多同齡人都做不到的事情：關掉干擾、享受靜默，讓自己沉浸在自己的想法中。最終，這個看似簡單的決定，讓我的人生有了許多的成長與寧靜。
正文的第一部分連結學生過去的經歷與申論題目：個人成長與具有挑戰性的假設。
Although I did not fully realize it at the time, these rides were the perfect opportunity to reflect on myself and the people around me. I quickly began noticing the different personalities surrounding me in the flow of traffic, and this simple act of noticing reminded me that I was not the only human on this planet that mattered. I was just as unimportant as the woman sitting in the car next to mine. Conversely, I also came to appreciate how a gesture as simple as letting another driver merge into your lane can impact a stranger’s day. Maybe the other driver is late for a work interview or rushing to the hospital because their newborn is running a high fever and by allowing them to advance in the row of cars, you made their day just a little less stressful. I realized that if I could improve someone else’s day from my car, I could definitely be a kinder person and take other people’s situations into consideration—because you never know if someone is having one of the worst days of their lives and their interaction with you could provide the motivation they need to keep going on.
雖然我當時並沒有完全意識到這一點，但這些旅途是反思自己與周遭的人的絕佳機會。我很快開始注意到在車流中不同駕駛的性格，意識到這點也提醒了我，我並非地球上唯一重要的人。我和在我旁邊車裡的那名女性一樣平凡。再者，我也開始意識到僅僅讓另一名駕駛切入你的車道會影響陌生人的一天。也許那名駕駛面試遲到了，或者因為他剛出生的小孩發高燒而須趕去醫院，而僅是讓他在車龍中稍稍往前，即可稍微減緩他的壓力。我意識到，如果我能用我的車改善別人的一天，我絕對可以成為一個更善良的人，並設身處地為他人著想—因為你永遠不知道某人是否正歷經相當不順的一天，而他們與你的互動也許可提供他們繼續前進的動力。
這部分舉了兩個例子來支持作者對申論題目的回覆，並以明確的陳述結束該段落。
Realizing I was not the only being in the universe that mattered was not the only insight I attained during these drives. Over and over, I asked myself why I had chosen to change soccer clubs, leaving Pinecrest, the team I had played on for 8 years with my best friends and that was only a 10-minute drive from my house, to play for a completely unfamiliar team that required significantly more travel. Eventually, I came to understand that I truly enjoy challenging myself and pushing past complacency. One of my main goals in life is to play and experience college soccer—that, and to eventually pursue a career as a doctor. Ultimately, leaving my comfort zone in Pinecrest, where mediocrity was celebrated, to join a team in Sunrise, where championships were expected and college offers were abundant, was a very positive decision in my life.
我意識到我並非宇宙中唯一重要的存有並不是我在這些旅途中所獲得的唯一洞見。我一再地問自己為什麼要換足球隊，離開派恩克雷斯特(Pinecrest)，離開我與我最好的朋友一起踢了8年的球隊，而該球隊距離我家只要10分鐘的車程，然後換到不熟悉的隊伍，並且需要相當久的車程。最後我終於明白，我真的很喜歡挑戰自我並跳脫舒適圈。我人生的主要目標之一是踢球和體驗大學足球，最終當上醫生。所以，我離開習於平庸的派恩克雷斯特的舒適圈，加入森賴斯的一支球隊，該球隊有望獲得冠軍，且很多球員被大學錄取，這是我一生中非常積極的決定。
這部分清楚地說明了經歷如何影響了作者，這記憶直接影響作者個性的形成，該段落並重要地說明了個人與學術目標。
Even if I do not end up playing college soccer, I know now that I will never back down from any challenge in my life; I am committed to pushing myself past my comfort zone. These car rides have given me insight into how strong I truly am and how much impact I can have on other people’s lives.
即使我最終沒有在大學踢足球，但我現知道我永遠不會在生活中的任何挑戰中退縮；我努力跳脫我的舒適區。這些旅途經驗讓我深入了解我的真正實力以及我對他人生活的影響力。
結論重申了整體經驗所學到的事情。
國外大學申請文件範例2
下一篇文章要求學生描述其擔任的領導角色或課外活動的經歷、貢獻與從中對自身的了解。
As I release the air from the blood-pressure monitor’s valve, I carefully track the gauge, listening for the faint “lub-dub” of Winnie’s heart. Checking off the “hypertensive” box on his medical chart when reading 150/95, I then escort Winnie to the blood sugar station. This was the typical procedure of a volunteer at the UConn Migrant Farm Worker Clinic. Our traveling medical clinic operated at night, visiting various Connecticut farms to provide healthcare for migrant workers. Filling out charts, taking blood pressure, and recording BMI were all standard procedures, but the relationships I built with farmers such as Winnie impacted me the most.
當我從血壓計泄氣閥泄氣時，我仔細地追踪量測值，聆聽維尼心臟微弱的心音。在數值顯示為150/95時，我在他病歷上的「高血壓」欄位中打勾，接著我護送維尼到血糖站。這是康乃狄克大學農業移工診所志願者的典型程序。我們的巡迴醫療診所在夜間營業，拜訪康乃狄克州的各個農場，為農業移工提供醫療服務。填寫圖表、測量血壓、記錄BMI值等都是標準程序的一環，但我與維尼等農業移工所建立的關係影響我最深。
引言相當有力，突顯學生作為醫護人員的專業知識以及她對邊緣化社區的影響，並以現在式撰寫增加渲染力。
While the clinic was canceled this year due to COVID-19, I still wanted to do something for them. During a PPE-drive meeting this July, Winnie recounted his family history. I noticed his eyebrows furrow with anxiety as he spoke about his family’s safety in Tierra Blanca, Mexico.
雖然診所今年因COVID-19而取消，但我仍然想為他們做些什麼。在今年七月的個人防護設備會議上，維尼訴說了他的家族歷史，當他談及他的家人在墨西哥鐵拉布蘭卡(Tierra Blanca)的安危時，我注意到他的眉毛因焦慮而皺起。
I realized that Winnie lacked substantial information about his hometown, and fear-mongering headlines did nothing to assuage his fears. After days of searching, I discovered that his hometown, Guanajuato, reported fewer cases of COVID-19 in comparison with surrounding towns. I then created a color-coded map of his town, showing rates across the different districts.
我意識到維尼缺乏關於他家鄉的充足資訊，散播恐懼的頭條新聞也無法緩解他的恐懼。經過幾天的搜尋，我發現與周邊城鎮相比，他的家鄉瓜納華托(Guanajuato)確診的COVID-19病例較少，接著我建立他所在城鎮的彩色編碼地圖，顯示了不同地區的感染率。
Winnie’s eyes softened, marveling at the map I made for him this August. I didn’t need to explain what he saw: Guanajuato, his home state, was pale yellow, the color I chose to mark the lowest level of cases. By making this map, I didn’t intend to give him new hope; I wanted to show him where hope was.
維尼的眼神軟化並對我今年八月為他製作的地圖感到驚嘆。我不需要多作解釋：他的家鄉瓜納華托是淡黃色，這是我所選擇用來標示最少病例級別的顏色。我並不打算利用這地圖給他新的希望，我只想告訴他希望位於何方。
作者繼續描述關於她一名患者的精彩故事。這使作者謙遜卻又賦予力量，這在下一段中激勵了她。
This interaction fueled my commitment to search for hope in my journey of becoming a public health official. Working in public health policy, I hope to tackle complex world problems, such as economic and social barriers to healthcare and find creative methods of improving outcomes in queer and Latinx communities.
這互動激發了我在成為公共衛生官員的旅途中尋找希望的承諾。在公共衛生政策方面，我希望解決複雜的世界問題，如：醫療的經濟和社會屏障，並找到改善「酷兒」和拉丁裔族群處境的創意方法。
I want to study the present and potential future intervention strategies in minority communities for addressing language barriers to information including language on posters and gendered language, and for instituting social and support services for community youth. These stepping stones will hopefully prepare me for conducting professional research for the Medical Organization for Latino Advancement.
我想研究少數族裔社群當前和潛在的未來干預策略，以解決資訊的言語障礙，包括海報上的語言和性別化語言，以及為社區青年引進社會與支持服務。這些墊腳石有望讓我為拉丁裔進步醫學組織(Medical Organization for Latino Advancement)進行專業研究奠定基礎。
I aspire to be an active proponent of healthcare access and equity for marginalized groups, including queer communities. I first learned about the importance of recognizing minority identities in healthcare through my bisexual sister, Sophie, and her nonbinary friend, Gilligan. During discussions with her friends, I realized the importance of validating diverse gender expressions in all facets of my life.
我渴望成為邊緣化族群(包括酷兒社群)獲得醫療保健與醫療平等的積極支持者。我從我的雙性戀姐妹蘇菲和她的非二元性別朋友吉利根身上了解到，在醫療中正視少數族群身份相當重要。在與她的朋友討論時，我意識到在我生活各方面驗證不同的性別表達的重要性。
作者在此將過去的經歷與未來的學術和職業目標連結，而這些目標本身的動機是希望增加不同族群與不同個人家庭經歷族群的醫療資源取得的渠道。這充分說明個人身份的重要性。
My experiences with Winnie and my sister have empowered me to be creative, thoughtful, and brave while challenging the assumptions currently embedded in the “visual vocabulary” of both the art and science fields. I envision myself deconstructing hegemonic ideas of masculinity and femininity and surmounting the limitations of traditional perceptions of male and female bodies as it relates to existing healthcare practices. Through these subtle changes, I aim to make a large impact.
我與維尼與姐妹蘇菲的經歷使我變得富有創造力、變得深思熟慮且勇敢，同時挑戰了目前藝術與科學領域對於「視覺化詞典」的假設。我設想自己解構男子氣概和女性陰柔氣質的支配觀念，並克服現有醫療實踐中傳統男性與女性身體觀念的限制。透過這些細微的改變，我的目標是產生巨大的影響。
在結論中，作者將自己定位為有影響力的領導者與富有遠見的人。這對招生委員會來說是強而有力的一例。
如果你需要更多大學申請文件撰寫的範例，請參考我們的文章如何寫出優秀的Personal statement?與美國共通申請(Common App)題目和寫作範例。
在準備申請國外大學時，撰寫申請文件時遇到瓶頸，請參考留學資訊部落格，如果需要專業英語母語人士的幫助，歡迎參考留學文件英文編修，或進階了解服務價格。
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