2021年 12月 07日

英文學術論文的格式:遵循期刊投稿指南

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雖然“Your Paper Your Way(你的論文按你的方式撰寫)”的概念自2011年提出以來,已經影響了許多學術期刊,但是很多期刊仍然要求作者在初次提交論文時必須按照非常具體的投稿規定編排論文。這些要求通常包括字體種類、頁邊距和一幅插圖裡允許容納的子圖數量等。這些規定使得論文的投稿和同行評審過程變得更加漫長和費力,特別是當論文被拒稿後,作者需要重新編排格式以便適應其他期刊的格式要求,而且這種格式修改甚至會發生多次,論文才最終能夠發表。

基於目前的期刊狀況,對於作者來講,還是需要理解並嚴格遵循期刊的投稿規定。期刊的投稿指南確實有時令人迷惑甚至自相矛盾。本文檢視作者在遵循期刊投稿指南過程中的重要環節,力圖使讀者能夠規避常見問題,確保在投稿時不會由於違反期刊規定而被拒稿。

不遵守投稿規定必然導致論文被期刊拒絕

如果不遵守具體的期刊規定,論文會被拒稿嗎?

答案是是的,非常有可能。論文被拒稿,原因可以是技術方面的(例如不適當的方法或不准確的結論),也可以是編輯方面的(包括語言和格式)。即使你認為你的研究工作非常出色,你的發現具有開創性,全世界絕對需要知道你的成果,但是,由於期刊編輯每天需要處理太多的投稿,可能會在草草看過你的稿件後就做出拒稿的決定,因為你的論文內容不符合期刊的範圍,或者格式不符合期刊的規定(例如文章太長),而這一切都可能發生在期刊編輯還沒有機會仔細閱讀你的論文細節的情況下。避免發生這種直接拒稿問題的最好方法是在選擇投稿期刊之前,就按照所在學科領域通常所採用的結構和格式要求準備論文稿件。具體來講,這通常意味著論文需要遵循IMRD(或IMRaD)結構,即緒論、方法、結果、討論,然後基於這種結構進一步修改為適合投稿期刊要求的格式,例如關於在正文中引用參考文獻的格式和文末參考文獻列表的格式。

目錄

  1. 查找投稿指南
  2. 目的和範圍
  3. 論文投稿指南
  4. 論文投稿過程
  5. 常見的含糊不清和自相矛盾
  6. 投稿前諮詢信

查找投稿指南

你可以在投稿期刊的主頁上找到投稿指南,通常在包含“author(作者)”、“instructions(說明)”、“guidelines(指南)”這些標籤處。有時你必須先找到標題為“Publish(發表)”、“Submit(提交)”或“Contribute(貢獻)”的頁面,而不是“About(關於)”、“Content(內容)”、“Current Issue(最新一刊)”或“Archive(舊刊)”,然後指向標題為“For Authors(作者專用)”的網頁,而不是“For Referees(編輯專用)”或“For Reviewers(審稿專家專用)”的網頁。如果你起初沒有看到任何關於作者投稿指南的網頁鏈接,不要假設該期刊沒有發布具體的投稿規定。投稿規定必定存在,只是你沒找到而已。如果你實在找不到,可以使用期刊網站的搜索功能或在Google中搜索“[your target journal] author guidelines”([目標期刊名稱]作者指南)。

目的和範圍

下一步你要確保論文符合投稿期刊的“aims and scope(目的和範圍)”。如果你沒有在作者指南頁面上找到關於目的和範圍或期刊的“purpose(目的)”的聲明,可以回到期刊主頁去查找,或者使用搜索功能。在目標和範圍上相匹配,意味著你的研究領域是期刊所包含的,這很重要;例如,不要向僅發表研究人類醫學的期刊投稿關於鼠類行為的論文。而且,你需要注意你的論文主題應當與期刊讀者的類型有關,例如,讀者究竟是醫學基礎研究人員還是醫護人員。論文稿件的內容超出了期刊的範圍是編輯直接拒稿的主要原因之一。在這種情況下,論文根本不會被送交同行評審專家,這種拒稿稱為“desk rejection”。

另外,你需要檢查投稿期刊是否能夠發表你所提交的論文類型。如果你向一個僅發表較長篇幅的病例係列報告(包括4名或4名以上患者)和綜述型論文的期刊提交一篇單一病例醫學報告,那麼這個期刊一定會拒稿,不會破例。很多期刊不發表綜述型論文。如果發表綜述型論文,往往會對此類論文有更為具體的規定,例如文獻搜索方法、文獻涵蓋時間段和必須包含的文獻數量。無論你多麼希望在某一指定期刊上發表論文,如果不仔細檢查這些投稿要求,而是寄希望於編輯會由於論文的內容相關性接受你的稿件,事情很可能會適得其反。如果你不確定應當向哪個期刊投稿,可以參考這篇關於如何找到正確期刊的文章。

論文投稿指南

當你確定自己的論文很適合所選的期刊後,就需要根據投稿指南仔細檢查格式是否符合期刊的要求,重點包括以下幾個方面。

標題頁

期刊的同行評審過程通常採用單盲或雙盲評審。這意味著審稿人能夠看到作者的姓名和單位,但是作者不知道審稿人是誰(即單盲評審),或者審稿人也不知道作者是誰(即雙盲評審)。在雙盲評審的情況下,標題頁必須與論文的其他部分分開而作為一個單獨的文件提交,並且論文中不能包含作者單位、單位的倫理審查委員會和作者的名字等能夠透露作者身份的訊息。同時,你需要確保在且只在標題頁中清晰標註通訊作者的名字,使得期刊能夠知道在同行評審過程中與哪個作者取得聯繫。

如果期刊編輯在收到投稿後搞不清楚通訊作者是誰,或者需要在送交同行評審之前把論文發回給作者請刪去身份訊息,編輯很可能不願意花費額外的時間精力去應付這種麻煩。他們寧願把時間花在別人的沒有這種麻煩的論文上,這樣會導致你的論文被編輯直接拒稿。

論文的篇幅

你或許覺得在論文裡面有很多東西要說,認為每個段落和每個訊息都至關重要。但是,如果投稿期刊有對字數或圖表和參考文獻的數量有所限制,任何心存僥倖而違反這些規定去投稿的行為往往會導致編輯直接拒稿。如果你違反規定強行投稿,而且還很幸運,編輯居然僥倖不予計較,而且對你的論文很感興趣,那麼編輯會把論文發回給你要求修改,然後請你再次提交,以便論文能夠被送交同行評審。如果你既不想縮減篇幅,也不想冒險這樣來回折騰甚至承擔被編輯直接拒稿的風險,那麼你可以查看期刊是否允許你提交補充文件(supplemental files),以便在投稿前能夠重新整理好材料。

關於在論文中什麼地方應當放置什麼內容的具體規定

一些期刊對於論文中是否應該包括哪些細節以及在何處包括這些細節,都有非常嚴格的規定。即使這些規定看起來有些過分,但是你不能指望期刊只為你一個人破例改變規定。例如,你需要仔細查看投稿指南,看結果(results)或研究設計(study design)是否應該包括在論文的小標題中。同樣地,你需要查看引言部分是否允許用簡述結果來結束,還是只允許提出科研問題和介紹方法。總之,你需要確保論文的每個部分都遵循期刊的投稿規定。

投稿時的一個重要內容是關於科研經費、潛在利益衝突、倫理合規和數據共享方面的聲明。你需要檢查這些內容究竟是必須出現在標題頁上(特別是當論文要被雙盲評審的話),還是必須列在正文的末尾。

表格和插圖

很多期刊希望作者在提交論文時將圖表包括在論文的文字文件中,便於同行評審,即使論文文字和圖表在被批准發表後必須以特定格式和單獨的文件分開重新提交。多數期刊在初次投稿時就堅持插圖必須具備高質量,即高的分辨率、清晰度和可讀性,並具有一致的標註方式,而且這種標註方式有時是期刊規定的格式。你需要查看投稿指南網頁上的所有細節,不要為了節省時間而跳過那些對你看來比較過分的規定,例如字體種類、字體大小、彩色格式或文件格式。如果期刊編輯認為你的論文距離格式要求相差太遠,或者感覺你似乎不願意遵守期刊規定,那麼你由於不認真閱讀投稿指南而節省時間的不正確行為很容易導致你被期刊編輯直接拒稿。

文本格式

許多期刊對於使用什麼種類的字體、字體大小、頁邊距和行間距都有明確的規定。雖然這些規定看起來有些挑剔,但是如果你的論文已經符合期刊論文的普通格式要求,你實際上只需要花費很少的時間就能把論文修改得符合這些規定。特別需要注意的是,你需要確保在以下方面遵循期刊的規定:在摘要和正文中使用所要求的小標題文字;小標題的大小寫格式,即是否對每個英文實詞的首字母採取大寫(title case),或是否只對小標題短語或句子的第一個英文詞的首字母採取大寫(sentence case);以及是否使用頁碼和行號(連續行號或分節行號)。

還有一些其他的投稿規定也需要注意,包括在拼寫和標點符號方面究竟是使用美式英文還是英式英文,首字母縮略語究竟是在第一次使用時全拼出來,還是以列表形式在正文前予以說明,以及期刊希望使用什麼樣的參考文獻格式等。

投稿信

不是所有的期刊都要求提交投稿信,但是那些要求投稿信的期刊通常對投稿信中必須包括什麼樣的聲明(例如論文過去沒有發表過)和訊息(例如推薦審稿人)均有非常清楚的規定。實際上,投稿信是你說服期刊編輯你的論文值得發表的一個好機會。甚至在編輯深入了解你的論文內容之前,你就有可能通過投稿信說服編輯。因此,你需要確保在投稿信上不僅遵循所有的規定,而且一定要努力將投稿信寫好

論文投稿過程

當你把論文按照所有的重要規定都整理好之後,就可以提交了。投稿通常是通過期刊的在線網站進行。你可能需要下載和填寫一些正式表格(例如作者聲明),還需要填寫一些標準化清單(例如用於隨機臨床試驗的CONSORT,用於系統評價和元數據分析的PRISMA)。不要在投稿時因為嫌麻煩而跳過這些步驟。不要幻想著先看論文是否會被提交給同行評審審稿,然後再補充提交那些資料。實際上,期刊編輯希望在你投稿時就看到這些完整的清單和表格,以確保你的論文符合所有的投稿規定。然後,他們才願意投入自己的時間和審稿專家的時間,來審閱你的論文是否值得在期刊上發表。

常見的含糊不清和自相矛盾

有些期刊在投稿指南中存在一些常見的含糊不清甚至不一致的地方,這會導致認真投稿的作者無所適從,不知道應當遵循哪條規定。造成這種不一致的原因通常是由於期刊隨著時間的推移,在過去的規定的基礎上新增了更多的規定;或者將幾個子期刊的投稿指南合併在一起,但卻沒有從整體上審查和協調好它們。如果你遇到這樣矛盾的規定,不要絕望,做出你合理的選擇,並且在投稿信中告訴期刊編輯你不確定究竟需要遵循哪條規定。或者,你也可以遵循通用的格式規定(例如關於摘要的寫法),然後等待在評審過程的後期,期刊給予進一步的明確指示。如果你遇到關於以下內容的自相矛盾的投稿規定,你可以看一下本文給出的建議。

聲明的位置

一個經常會發生的情況是,期刊指示作者將致謝(Acknowledgments)或經費聲明(Funding statement)放在標題頁和正文末尾。但是,你實際上不應當做兩次聲明。你當然也不要在這種期刊規定不明確時將聲明一分為二,把一半放在標題頁,把另一半放在正文末尾。首先,可以查看期刊的同行評審是單盲還是雙盲模式。如果論文中需要去掉作者的姓名(包括縮寫)、地點和單位名稱,那麼就將所有聲明都放在單獨的標題頁文件中,因為經費訊息和倫理聲明通常會透露作者的身份訊息。如果期刊的同行評審不是雙盲模式,那麼你可以自己選定一個位置,將幾個聲明都放在一起。期刊編輯通常不會因為這些聲明的位置錯放而直接拒稿。但是,如果你的論文整體看上去很亂,那麼你隨處亂放聲明或分割聲明的做法會加劇期刊編輯的壞印象。

論文的字數

作者在很多時候無法搞清期刊所規定的論文字數是否指包括摘要和聲明在內的整個稿件,還是僅指正文部分。如果你的整個稿件的字數超過了上限,但是當你刪掉一部分內容後,字數又剛好低於上限,那麼你需要從目標期刊的最近幾期查找幾篇論文,看看期刊到底在使用什麼規定。如果你還是不確定,那麼就應當在投稿信中說明這個問題,並指出如有必要,可以刪減字數。需要注意的是,這種做法只適用於按照不同的算法來看,論文篇幅都接近期刊字數上限的情況。如果論文的篇幅遠超過字數限制,那就不要浪費時間在投稿信裡寫那種話,你要不去縮減篇幅,要不另找一個不需要縮減篇幅的期刊投稿。

參考文獻的格式

期刊經常使用文字來描述所需的參考文獻格式,然而卻在示例中給出自相矛盾的引用方式,包括期刊名稱的縮寫形式和標點符號的用法。如果是這樣,你可以查看並使用期刊最新一期論文的參考文獻格式。

沒有明確的格式指南

如果投稿期刊沒有指出應該使用什麼字體或行間距,那麼就選擇遵循普通標準的簡單而基本的格式,包括:Times New Roman 12號字,雙行距,不採用文本兩端對齊格式,1英寸頁邊距,連續編號的頁碼,半英寸的段首縮進。如果論文的結構(例如小標題的名稱和大寫格式)和格式(例如文本內引用參考文獻的做法)是整體一致的,那麼在後續的論文評審過程中所需發生的任何必要的修改都比較容易實施。

投稿前諮詢信

如果你想投稿給某個期刊,但是將稿件修改得滿足該期刊的投稿要求需要耗費大量的時間,而且你尚不確定論文是否能被發表,因此你對投入時間精力修改格式的事情感到猶豫不決。這時,你可以選擇在投稿前諮詢(presubmission inquiry)。你需要寫一封電子郵件,類似於投稿信,解釋你為什麼認為這篇論文與該刊的範圍相符,附上論文的總結或摘要,以及所有相關訊息,可以將它們包括在電子郵件的附件中。一些期刊在投稿指南中提到可以進行投稿前詢問,並提供如何操作的說明。然而,許多期刊沒有提到。實際上,你總是可以給期刊主編發送投稿前諮詢信,特別是當你有具體的問題需要弄清楚的時候。例如,該刊過去沒有發表過類似於你這篇論文的文章,或者你在所涉學科領域使用了人們不常用的方法,你因此而擔心。對於這種投稿前問詢,即使回覆是否定的或負面的,它實際上能夠為你節省大量由於誤投而耽擱的時間,從而能夠使你迅速決定向其他更為合適的期刊投稿。

最後,需要注意的是,在論文中確保英語正確是與確保內容正確同等重要的事情。因此,請務必考慮在投稿之前獲得專業的英文編輯和校對服務幫助。另外,你還可以使用Wordvice的AI Proofreader軟體,隨時自行對論文稿件進行免費的英文語法檢查

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