踏入學術研究的人員都需要整理文獻。 對於撰寫大學畢業論文和在研究生階段發表期刊論文的青年學子來講，大規模高效率整理參考文獻是一項重要的研究基本功。有的人由於缺乏文獻管理知識而走了彎路，在文獻整理和引用方面依靠手工操作而非常低效和容易出錯。本文總結文獻引用管理技術及其重要工具EndNote。
文獻管理包括以下五步內容：
（1）在電腦上設置資料夾結構，按照主題分類存放下載的文獻
（2）在資料夾結構中存放檢索匯出的文獻清單資訊檔，即以RIS、BibTex、RefWorks等格式存放的每篇文獻的標題、作者、期刊名稱、卷刊號、頁號、摘要等檢索資訊
（3）在EndNote等文獻管理軟體中導入文獻清單資訊檔以建立自己的研究專題參考文獻庫，多次導入從不同的資料庫中搜集的文獻清單資訊檔，經編輯分類存放后 供撰寫論文時反覆引用; 對於無法自動導入的文獻清單資訊，作者可以自行創建清單資訊予以補充
（4）在撰寫論文時引用文獻，在引用處從EndNote等軟體插入文獻，產生標識（例如作者-年份或文獻順序編號），並自動在文末生成參考文獻清單
（5）在論文投稿前後，按照期刊的參考文獻引用格式要求，使用文獻管理軟體自動快速修改引用格式
如果只做上述第1步，而不動用文獻管理軟體實現第2步和第3步，這種文獻管理模式稱為手工引用文獻管理，是非常低效的模式，僅適用於少量參考文獻（例如十幾篇）的引用。 如果實現上述全部5步，即為自動引用文獻管理，是非常高效的模式。 尤其當多名作者共同撰寫綜述型論文時，在文獻管理軟體中共用同一個整合的參考文獻庫是非常方便的。
由於在手工引用文獻管理中需要針對每篇參考文獻打字錄入，不僅非常辛苦和容易出錯，而且在引用時通常無法使用文獻編號制（即按照1、2、3等順序引用），從而被迫採用作者-年份制。 作者-年份制的優點是讀者能夠在文中直接看到被引作者的姓氏和年份，便於加深對引用文獻的印象，而且在插入新的引用文獻時沒有重新編號的麻煩。 作者-年份制的缺點是文末的參考文獻清單必須按照作者的英文姓氏字母順序排列，造成不如文獻編號制查找方便。 文獻編號制的優缺點則正好相反。 然而，即使對於少量文獻的手工引用方式，在應對各期刊所規定的不同的參考文獻引用格式時也頗為吃力，因為每次在向不同的期刊投稿前都需要耗費大量的時間精力手工修改參考文獻格式並 重新編排和核對。 這些問題和困難都充分說明使用自動引用文獻管理的極端重要性。
自動引用涉及上述文獻管理內容的第2步到第5步。 自動引用要求具有一個前提，即文獻檢索者需要能夠有權使用資料庫，因為只有資料庫通常才能將檢索到的文獻以RIS、BibTex、RefWorks等格式輸出文獻清單信息檔。 而資料庫一般都是需要付費的。 很多免費的資料庫都沒有這種具有特殊格式的輸出功能，那就無法使用文獻引用管理軟體。
文獻管理工具介紹
目前來講，EndNote（如下圖所示）、Mendeley、Zotero是幾個比較流行的文獻管理軟體。 通常認為，EndNote的功能最為強大和易用，而Mendeley和Zotero則提供免費版本（例如對於2GB在線存儲空間），並有一些獨到的優點。 例如，這兩個軟體都能夠使用內置的pdf閱讀器標記和辨識pdf檔內容，並且能夠抓取網頁截屏，便於引用網頁。 Mendeley由於是Elsevier擁有的產品，在檢索ScienceDirect和Scopus這兩個Elsevier擁有的資料庫時具有集成化的方便優勢 。
在安裝EndNote軟體後，Microsoft Word軟體中會自動出現EndNote的外掛程式功能表，如下圖所示。 在打開EndNote軟體後，可以用“Import”功能表導入RIS等格式的文獻清單信息檔。 然後，點擊想引用的文獻，回到Word論文稿件中，再點擊「EndNote」外掛程式功能表下的「Insert Citation」，即可將該文獻插入到想引用的地方， 並在文末自動生成對應的參考文獻清單。
如果想修改引用格式，可以點擊Word中“EndNote”外掛程式功能表下的“Annotated”，選擇想要的格式。 還可以點擊「Select Another Style」，查看並選擇所列期刊，即可將文獻引用格式自動迅速調整為該期刊所規定的引用格式。 EndNote收錄的期刊格式大概是所有文獻管理軟體中最齊全的，這也是它的一大優點。
綜上所述，在EndNote中建立和維護按照論著主題分類的文獻清單資訊，是研究人員平時需要注意積累的一項重要工作。 其重要性等同於建立和維護在電腦的資料夾結構中分類存放每一篇論文或著作的pdf全文。 與其花費精力在Word檔中逐字打字或拷貝錄入文獻清單資訊，遠不如付出少得多的時間和精力直接在EndNote中建立文獻清單資訊。 如前所述，建立的方法有兩種。 第一種方法是在檢索文獻時按照RIS等格式輸出單篇或多篇的文獻清單資訊檔，供EndNote直接導入，然後進行排序、刪除或重組等操作。 第二種方法是在EndNote中按照文獻的元數據（metadata）格式逐項打字或拷貝錄入（例如作者和論文標題）; 這樣做雖然比較麻煩，但是對於維護EndNote自動引用所有參考文獻的一致性和完整性非常重要。
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